定义:
账户号码: 用于表示支出类型的会计名称.
执行官: 总裁、副总裁或其他由e级EE定义的人.
基金号: 用于表明采购/购买的资金来源的会计名称.
基金签署权: 每个付款授权必须由授权的资金签名者签署. 各部门必须通过填写签名卡并将这些签名卡提交给应付账款来授权签名者. 看到 OU美联社&p# 200授权签字人. 商户类别代码(MCC): 由信用卡网络(Visa)分配的四位数号码, 万事达卡, 发现, 到接受银行卡的商业实体, 哪个表示它所从事的业务或服务类型. MCC被信用卡网络用于分类、跟踪或限制某些类型的购买.
首选提供商协议: 由采购部或教育合作社协商的协议，以确定各部门使用的最佳价值和价格. 在某些情况下，这些协议有其他支付方式，如直接计费账户.
采购卡(P-Card): A credit card made available for use by an employee of the University (contracted through a bank by the University) to enable the employee to conveniently process business-related purchases as appropriate for his/her position or department.
采购订单(PO): 由采购部发给供应商的合同，承诺学校采购货物或服务. 采购订单是采购超过5美元的商品和服务的主要方法,每笔交易000美元，以及低于5美元的物品,000种在SOP中被排除在外, p卡或PV要求，如所述 OU美联社&p# 1000采购.
小批量采购单(SOP): 一种为5美元的交易购买商品和服务的方法,000或以下, 受特殊付款要求的商品和服务表中注明的限制 OU美联社&p# 1000采购. 标准操作程序记录在采购部门提供的预编号表格上.
第二代智能数据(SDG2) 大学目前基于网络的报告和p卡费用管理解决方案用于分配p卡交易. All cardholders are encouraged to utilize this solution to ensure that expenses are correctly allocated to the proper Fund 和 Account 和 that Account Code E095 is cleared on a monthly basis.
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程序:
办理并取得采购卡
获取p卡, 完成韦德体育app官网采购卡申请和协议表格(p卡申请), 见表1)，可以找到在 应付账款 网站. 申请人在表格上提供的基金号码将作为所有p卡付款的默认基金. The employee’s department 必须 forward the completed application signed by a person with appropriate Fund Signing Authority (usually the direct supervisor) to the 应付账款 department for approval 和 processing.
如果p卡将用于从外部赠款或合同中支付的费用, approval from the University’s 研究 Office is also required on the application with a brief statement explaining the need 和 planned use of the P-Card to support the grant or contract activity. p -卡已被确定为与监督赞助资金有关的一个重大风险领域. 然而, p卡在操作上有很大的好处, 因此，每个将使用外部赠款或合同作为资金来源的申请都将根据其个人情况进行评估. 欲了解更多信息，请参阅第9页本政策的拨款程序部分.
提供p卡计划的金融机构将以特定员工的名义向学校发放每张p卡.
每个新持卡人 必须 参加一个培训会议来领取他/她的p卡. 当应付帐款部门收到来自金融机构的P-Card时, 新持卡人将获安排一场简介会，教导他们如何正确使用p -卡, 文件要求和付款流程. 会议结束时，持卡人须在p卡背面签名，以确认已收到p卡.
p卡的限制和要求 以下是特定于p卡的限制和要求. 有关可能需要特殊处理的购买的其他信息，请参见表3 OU美联社&p# 1000采购.
首选的提供者: 部门应该使用首选供应商来利用协商定价. 经常复习 采购 网站，以确定您的购买类型的首选供应商. Preferred Provider purchases 必须 be made using the system provided by the Preferred Provider as indicated in the Preferred Providers section of the 采购 网站.
禁止购买: 的P-Card 不得 用于:
- 个人或非商业物品.
- 任何其他大学政策禁止购买.
- 餐费和杂费将作为每日旅费的一部分予以偿还.
- 现金垫款
- 捐款
- 枪支
- 个人付款(P-Card上的任何付款必须是公司付款)
- 管制物质，如放射性物质和麻醉品
“p -卡”可在有限的基础上用于以下用途: - 酒精饮料须经批准，并由非一般基金支付(见 OU美联社&p# 400酒精饮料)
- Bus Transportation for Groups 必须 be either procured from a Preferred Provider (see Preferred Providers section of the 采购 网站) or through an arrangement approved by both 采购 和 风险管理.
- 在完成学术和/或大学人力资源职位发布程序后，可以使用p卡购买招聘广告.
- Leases And Rental Agreements > $1,如果需要董事会批准，则每年可获得5,000美元, 只有在获得适当的批准后(见 OU美联社&p# 1000采购).
价格要求: 使用p -卡并不能免除部门购买$2之间的竞争性价格要求,500元及5元,000. 指 OU美联社&p# 1000采购 有关此要求的更多信息. 保留所有有竞争力的价格文件，并附在每月p卡对账单上.
营业税: 韦德体育app官网免征密歇根州的销售税. The financial institution will imprint the university's tax ID number on each P-Card to assist the cardholder in avoiding sales tax charges by the vendor. 请提供免税函(免税地位信, 如有必要，请将您的定位包发给每个供应商，以防止销售税费用.
合同要求: 所有合同、协议、许可证、独立承包商协议、履约协议等. 必须由 法律事务厅 在执行之前，除非有预先批准的标准文件.
保险要求: 可能需要保险以保护大学免受损失的购买必须由 风险管理，无论是否需要PO.
广告 & 媒体曝光要求: 所有广告和媒体曝光必须经过 通讯及市场推广. 批准证明应随附p卡声明.
软件: 未经UTS事先审查和批准，不得在p卡上购买软件. 在确保购买软件之前，请参阅校园软件部分 大学科技服务 网站以及 OU美联社&p# 870软件规范 和 OU美联社&p# 1000采购.
采购订单: 如果供应商要求采购订单，但采购是由p卡进行的, 持卡人应指定一个由C#####组成的号码，其中#####代表横幅基金号码.
学生支付: 所有款项均以学生名义支付, 除了报销, 必须由财政援助办公室审核吗.
使用p卡出行
审查 OU美联社&p# 1200旅行 有关可容许的差旅开支的具体资料.
的P-Card can be used to purchase all allowable travel related expenditures with the exception of meal 和 incidentals covered by the meal 和 incidentals per diem.
Each travel use of the P-Card 必须 be documented by a Travel Expense Summary (TES); the TES 必须 be submitted to 应付账款 regardless of whether or not the traveler is receiving a reimbursement. 如持卡人未提供详细收据，大学可向其收取费用.
原始, 证明p卡支出的分项收据必须留在p卡对账单中. 购买“p卡”时，可将每月月结单及相关细目收据副本附于“工商业污水附加费”. 附于工商业污水附加费内的非p卡可偿还收据必须详列及正本.
拒绝交易
如果p卡付款在销售点被拒绝, 持卡人必须联络应付帐款以解决问题. 如果下降发生在正常营业时间以外, 持卡人可以联系卡背面的客服电话，以确定下降的原因. 拒绝销售可能是由于尝试使用受限制的商户类别代码(MCC)。, 或超过交易或每月美元限额.
员工调动、解雇或缺勤
当持卡人在大学的院系之间转学时, 他/她必须通知应付账款部门 之前 发生调动，并建议是否需要为他们的新职位保留p卡. 持卡人的前任主管, 以及他们的新主管必须包括在这个沟通中，然后应付账款将相应地处理.
雇佣关系终止时, 部门必须在员工离职日期前通知应付帐款终止p卡. The employee 必须 return the P-Card to the department 之前 the employee’s termination date 和 the department is responsible for destroying the card. 持卡人’s department will be liable for all transactions resulting from improper notification of a cardholder’s termination of employment or failure to destroy the card.
在临时缺勤期间，应使用其他付款方式. 具有p卡访问权限的员工不得将p卡访问权限或使用权限授予任何其他人.
对账和报表处理
付款
持卡人 不 支付每月p卡账单上的应付金额. 应付帐款部门会 自动 每月支付费用. 已支付的款项将按申请表上所示的部门默认基金号码收取, 或转至SDG2中选定的收费基金编号.
会计要求
所有持卡人在收到p -卡后，可使用第二代智能数据(SDG2). 每月15号之前, the cardholder’s department 必须 ensure that all charged expenses are allocated from the default Account Number E095 和 default fund to the appropriate Account Number 和 Fund Number via SDG2. 如果持卡人无法在15日前通过SDG2分配费用, 分摊费用的日记账凭证必须在收到报表后三十(30)天内提交给会计部门. 重复不及时的对账和费用分配可能导致p卡特权的丧失. 审计发现费用分配不当的, 持卡人的特权可能会被暂停或永久撤销.
持卡人
为了和解, 并协助识别欺诈活动, 持卡人必须保存完整和准确的信用卡活动记录, 包括原始的分项收据. 使用日志可用于跟踪事务.
对于审计需求, 原始收费收据必须包括所购物品的分项说明, 量, 价格和供应商. p -卡号应不易辨认，只保留最低限度的识别信息(如.e.(p -卡号后四位). 对于网络或电话购买，部门必须提供屏幕打印输出的副本, 标明所购物品或服务的装箱单或发票.
持卡人应在每月10号前收到帐单. 如果持卡人没有收到对账单, 他/她应该联系应付账款部门. 收到月结单后, 持卡人将负责审查交易的准确性，并使报表与实际收入相符. 附上发票, 有竞争力的价格文件和/或所有支持文件的声明. 持卡人必须在结算单的最后一页签名，表示同意所有交易.
如果持卡人在查看月度账单时发现无法识别的交易, 他/她必须立即与金融机构联系.
解决差异是持卡人的唯一责任. 如果持卡人收到的货物有问题，或者他/她没有发起对账单上列出的交易, 持卡人必须: - 尝试与商家/供应商解决问题. (用p卡购买的商品有权退款, 持卡人必须接受赊账而不是现金.)
- Contact the financial institution using the 800 number on the back of the card to confirm the proper steps for disputing charges when the charge cannot be resolved with the merchant/ supplier.
- Notify the financial institution in writing within sixty (60) calendar days after the last day of the billing cycle during which the transaction first appeared on the statement. 如果不这样做，交易将被接受.
- 对任何交易有异议时通知应付帐款.
主管的批准
持卡人核对p卡报表后, 帐单及收据必须送交持卡人主管审阅. 行政主管和院长可将此职责委托给不向持卡人报告的其他员工. 持卡人对p卡的安全负最终和个人责任, 及时对账, 并报告可疑或欺诈活动, 不论委派的职能职责如何.
持卡人的主管将在每月P-Card对账单的最后一页签名，该签名将确认: - 所有费用都是适当的，并在本政策和 OU美联社&p# 1000采购 以及任何其他适用的院系或大学政策.
- 在2500美元到5000美元之间的采购出现了有竞争力的报价 OU美联社&p# 1000采购 所有的证明文件都附在持卡人的对账单上.
- 所有收费均附上收据及证明文件, 和/或对丢失的收据有合理的解释.
- 补助金或合同的费用是根据赞助商的奖励条款和条件直接分配和允许的.
如果p -卡被花费到奖助金帐户，请参阅下面的奖助金资助程序.
主管必须在月度报表活动结束后的三十(30)天内将完成的文书工作转交给应付账款.g. 反映6月份业务的报表应在7月最后一个工作日之前记入应付账款。.
拨款程序
若持卡人的p卡要直接从赠款及/或合同中扣款，则持卡人必须: - 作为p卡应用程序的一部分, the cardholder 必须 evaluate 和 briefly explain the benefit to the sponsored activity of using a P-Card versus other available procurement procedures.
- Submit departmentally approved P-Card application to the The 研究 Office along with a non-grant fund to be used to transfer charged expenses that do not meet agency guidelines.
- 熟悉机构的指导方针(例如.g.， OMB通告2 CFR 200，合同条款，预算指南等.).
- 每月15号之前, the cardholder 必须 ensure that all charged expenses are allocated from the default Account Number E095 和 default fund to the appropriate Account Number 和 Fund Number via SDG2 or the cardholder 必须 submit a journal voucher to the The 研究 Office within twenty (20) days of receiving the monthly statement for approval to redistribute the charges.
- Provide monthly approved P-Card statement (with all invoices 和 other supporting documentation) to the The 研究 Office within twenty (20) days of receiving the monthly statement.
- 研究办公室会在收到持卡人的通知后的十五(15)天内将批准的对账单转交给应付帐款.
重复不及时的对账和费用分配可能导致p卡特权的丧失. 审计发现费用分配不当的, 持卡人的特权可能会被暂停或永久撤销.
安全和内部控制
p卡的付款时间和历史记录不会影响持卡人的个人信用评级. 然而, 持卡人有责任妥善使用p -卡，p -卡必须在持卡人的直接控制之下. p卡必须始终保存在安全的地方. 在购物时，持卡人必须采取预防措施保护p卡号. 在签字前必须核实销售收据的准确性，并且必须销毁复本.
为了进一步的安全, 每张p -卡的最高交易限额为5美元,000元，每月最高信用额度为10元,000, 用户部门可以根据部门的需要选择设置较低的事务限制. No cardholder will be allowed a higher transaction limit unless authorized by the Assistant Vice-President/Controller; no cardholder will be allowed a higher monthly credit limit unless the user department obtains approval from their direct supervisor 和 the Manager of 应付账款.
超过5000美元的交易将在销售点被拒绝. 不拆分交易以规避此要求或所需的PO和投标要求.
不要在使用p -卡的任何供应商网站上存储p -卡号.
p卡丢失或被盗
发现其p卡遗失或被盗, 持卡人有责任第一时间通知金融机构. 金融机构的韦德体育app官网可在 应付账款 网站. 在通知金融机构后，持卡人必须同时通知应付帐款((电子邮件保护)).
如果p卡在学校内被盗, 持卡人有责任通知大学警务处(分机3000).
一旦金融机构被告知p卡丢失或被盗, 该帐户将被识别，并将发出一张新的p卡(带有新的卡号). User departments will be responsible for all transactions that occur on the P-Card 和 必须 work with the financial institution’s fraud department to determine if unauthorized charges can be removed.
一旦卡被重新签发, 请联系应付账款以重新建立对SDG2网站的访问，以便能够继续从E095中分配所有交易.
额外的信息
有关P-Card程序的更多信息，请参阅 应付账款 网站.
联系信息
任何有关该计划的问题，可直接向应付账款，分机4395或 (电子邮件保护).
任何与p卡计划有关的校园邮件必须发送到:
应付账款经理
121B西范登堡大厅
如果部门直接收到新的或补发的p卡, 应付帐款必须立即通知. |
